Łatwo zgromadzić folder pełen plików o nazwach download.pdf i report (1).pdf, ale trudno go przeszukiwać. Gdy przeglądarka zapisuje PDF, nazwa może pochodzić z serwera. Data widoczna w Finderze lub Eksploratorze plików może być datą pobrania. Miesiąc później ani nazwa, ani data nie mówią, które wydanie masz i skąd pochodzi.
Zacznij od folderu do prób
Utwórz folder na pobrane oryginały, kopię roboczą i rejestr źródeł. Zachowaj oryginały w folderze wejściowym do czasu sprawdzenia kopii po zmianie nazw. Aby przećwiczyć proces, wyeksportuj każdy wiersz poniższej tabeli do osobnego, jednostronicowego pliku PDF. Wydawcy i dokumenty są fikcyjni. Przykładowe nazwy to wyniki zatwierdzone przez człowieka po obejrzeniu pierwszej strony, a nie gwarantowane wyniki modelu.
| Oryginalna nazwa pliku | Tekst pierwszej strony przykładowego pliku PDF | Nazwa w przykładzie |
|---|---|---|
download.pdf | Field Notes Lab · Urban Tree Canopy Survey · Published June 14, 2024 · Revision 2 | R001_2024-06-14_Field-Notes-Lab_Urban-Tree-Canopy-Survey_v2.pdf |
report (1).pdf | Coast Lab · Methods for Counting Nesting Sites · © 2023 · No publication date printed | R002_undated_Coast-Lab_Counting-Nesting-Sites.pdf |
document.pdf | City Records Office · Transport Committee Agenda · Published February 3, 2025 · Meeting February 10, 2025 | R003_2025-02-03_City-Records-Office_Transport-Committee-Agenda.pdf |
Zapisz źródło przed zmianą nazwy
Dla każdego pliku PDF dodaj wiersz w arkuszu kalkulacyjnym lub pliku CSV o nazwie sources.csv. Przypisz każdemu plikowi stały identyfikator, np. R001. Zapisz oryginalną nazwę pliku, adres URL strony wydawcy, w razie potrzeby bezpośredni adres URL pliku PDF, datę pobrania, podaną datę publikacji wraz z jej potwierdzeniem oraz wydanie lub rewizję. Zachowaj kolumnę na ostateczną nazwę pliku.
Jako adres źródła najlepiej zapisać stronę rekordu lub katalogu wydawcy. Bezpośredni adres pliku PDF może się przydać, gdy strona zawiera kilka wydań. Jeśli trafisz do dokumentu przez wyszukiwarkę, przejdź z wyniku na stronę wydawcy i zapisz jej adres. Jeśli PDF nie ma wiarygodnego źródła, pozostaw pole źródła puste i zanotuj, jak go uzyskano. Używaj tego samego identyfikatora w nazwie pliku i w rejestrze, aby łatwo odnaleźć źródło także po zmianie nazwy.
Do folderu próbnego wystarczy taki nagłówek na początek.
id,original_filename,final_filename,source_url,pdf_url,published_on,date_evidence,downloaded_on,version,notesRozdziel datę publikacji, wydarzenia i pobrania
Szukaj jednoznacznej daty publikacji na stronie tytułowej lub w rekordzie wydawcy. Użyj YYYY-MM-DD, gdy podano pełną datę, a YYYY, gdy można potwierdzić tylko rok publikacji. Użyj undated, jeśli nie ma wiarygodnej daty publikacji. Zapisz sprzeczne daty i miejsca, w których je znaleziono.
Raport z badania podaje datę publikacji i wskazuje rewizję 2. PDF od Coast Lab pokazuje jedynie rok praw autorskich, więc w przykładowej nazwie pozostaje undated, a informacja o prawach autorskich trafia do rejestru. Porządek obrad komisji podaje zarówno datę publikacji, jak i datę posiedzenia. Jako datę publikacji przyjmij 3 lutego, a 10 lutego wpisz w uwagach. Zachowaj datę pobrania w osobnej kolumnie, nawet jeśli wszystkie pliki pobierasz tego samego dnia.
Schemat dla tych przykładów to ID_PublishedDate_Publisher_ShortTitle[_Version].pdf. Zachowaj rozszerzenie, skracaj bardzo długie tytuły i używaj separatorów działających zarówno w macOS, jak i Windows. Jeśli chcesz sortować pliki w folderze chronologicznie, umieść PublishedDate na początku i pozostaw stały identyfikator w innym miejscu nazwy.
Wybierz metodę i sprawdź proponowane nazwy
W przypadku trzech plików ręczna zmiana nazw w Finderze lub Eksploratorze plików jest szybka. Otwórz każdy PDF, dopasuj go do wiersza rejestru i nadaj kopii roboczej zatwierdzoną nazwę. Jeśli artykuł ma już wiarygodny rekord bibliograficzny, Zotero może zmienić nazwę załącznika na podstawie metadanych pozycji nadrzędnej. Najpierw sprawdź ten rekord, zwłaszcza datę i tytuł.
Narzędzie zmieniające nazwy na podstawie treści może ograniczyć ręczne wpisywanie, gdy pliki PDF mają ogólne nazwy. Rozwijam RenamerX, jedną z aplikacji komputerowych dla macOS i Windows. Jej widok operacji zbiorczej pokazuje oryginalne i proponowane nazwy oraz pozwala edytować lub pomijać propozycje przed zastosowaniem zmian. Wbudowany model lokalny działa na obsługiwanym sprzęcie po skonfigurowaniu. Jeśli wybierzesz dostawcę chmurowego, sprawdź, jakie dane otrzymuje, zanim przetworzysz prywatne dokumenty.
Użyj Batch Rename i sprawdź każdą propozycję przed kliknięciem Apply. Przypisz stałe identyfikatory w rejestrze, a następnie porównaj propozycje z pierwszymi stronami plików PDF. Jeśli propozycja używa 2023 dla niedatowanego pliku Coast Lab, zmień tę wartość na undated lub pomiń wiersz. Jeśli porządkowi obrad zostanie przypisany 10 lutego, popraw go na 3 lutego. Te przykłady pokazują decyzje podejmowane podczas sprawdzania. Przetestuj wybrany model na kopiach roboczych, aby zobaczyć generowane propozycje. Nie rezygnuj ze sprawdzenia przez człowieka w przypadku skanów, stron tytułowych z kilkoma datami i niemal identycznych wydań.
Sprawdź wynik przed przeniesieniem plików
Zastosuj nowe nazwy wyłącznie do kopii roboczych. Otwórz jeden PDF po zmianie nazwy, wyszukaj inny po skróconym tytule i odszukaj jego źródło za pomocą identyfikatora. Porównaj liczbę przetworzonych plików z liczbą uzupełnionych wierszy rejestru. Jeśli dwa pliki miałyby otrzymać tę samą nazwę, sprawdź ich wydania, zanim zdecydujesz, czy zachować oba.
Gdy próba się powiedzie, powtórz proces na małej grupie rzeczywistych plików. Zachowaj oryginały i rejestr źródeł, dopóki nie potrafisz odzyskać źródła, dopasowując identyfikator pliku do rejestru. W przypadku materiałów wrażliwych używaj do testów próbek bez poufnych informacji i wybierz proces, którego zasady przetwarzania danych rozumiesz.