Ein Ordner voller Dateien namens download.pdf und report (1).pdf ist schnell angelegt, lässt sich aber schlecht durchsuchen. Wenn ein Browser ein PDF speichert, kann dessen Name vom Server stammen. Das Datum im Finder oder im Datei-Explorer kann dem Download-Datum entsprechen. Einen Monat später verrät Ihnen beides weder, welche Ausgabe Sie haben, noch, woher sie stammt.
Mit einem Testordner beginnen
Legen Sie einen Eingangsordner, eine Arbeitskopie und ein Quellenverzeichnis an. Bewahren Sie die heruntergeladenen Originale im Eingangsordner auf, bis Sie die umbenannten Kopien geprüft haben. Exportieren Sie für einen Probelauf jede der folgenden Tabellenzeilen als separates, einseitiges PDF. Die Herausgeber und Dokumente sind erfunden. Die Dateinamen im Beispiel sind von Menschen nach Prüfung der ersten Seite freigegebene Zielnamen und keine garantierten Modellergebnisse.
| Ursprünglicher Dateiname | Text der ersten Seite des synthetischen PDFs | Dateiname im Beispiel |
|---|---|---|
download.pdf | Field Notes Lab · Urban Tree Canopy Survey · Published June 14, 2024 · Revision 2 | R001_2024-06-14_Field-Notes-Lab_Urban-Tree-Canopy-Survey_v2.pdf |
report (1).pdf | Coast Lab · Methods for Counting Nesting Sites · © 2023 · No publication date printed | R002_undated_Coast-Lab_Counting-Nesting-Sites.pdf |
document.pdf | City Records Office · Transport Committee Agenda · Published February 3, 2025 · Meeting February 10, 2025 | R003_2025-02-03_City-Records-Office_Transport-Committee-Agenda.pdf |
Die Quelle vor dem Umbenennen festhalten
Legen Sie in einer Tabellenkalkulation oder einer CSV-Datei namens sources.csv eine Zeile pro PDF an. Geben Sie jeder Datei eine feste ID wie R001. Halten Sie den ursprünglichen Dateinamen, die URL der Dokumentseite beim Herausgeber, bei Bedarf die direkte PDF-URL, das Download-Datum, das angegebene Veröffentlichungsdatum mit Beleg und die Ausgabe oder Revision fest. Sehen Sie eine Spalte für den endgültigen Dateinamen vor.
Verwenden Sie als Quellen-URL möglichst den Dokumenteintrag oder die Katalogseite des Herausgebers. Ein direkter PDF-Link kann hilfreich sein, wenn die Dokumentseite mehrere Ausgaben anbietet. Wenn Sie über eine Suche dorthin gelangt sind, folgen Sie dem Ergebnis zum Herausgeber und halten Sie diese Adresse fest. Hat ein PDF keine verlässliche Quelle, lassen Sie das Quellenfeld leer und notieren Sie, wie Sie es erhalten haben. Verwenden Sie in der Datei und im Verzeichnis dieselbe ID, damit die Quelle auch nach dem Umbenennen leicht auffindbar bleibt.
Für den Testordner reicht diese Kopfzeile als Ausgangspunkt.
id,original_filename,final_filename,source_url,pdf_url,published_on,date_evidence,downloaded_on,version,notesVeröffentlichung, Ereignis und Download zeitlich auseinanderhalten
Suchen Sie auf dem Titelblatt oder im Dokumenteintrag des Herausgebers nach einem ausdrücklich genannten Veröffentlichungsdatum. Verwenden Sie YYYY-MM-DD, wenn das vollständige Datum angegeben ist, und YYYY, wenn Sie nur das Veröffentlichungsjahr bestätigen können. Verwenden Sie undated, wenn kein verlässliches Veröffentlichungsdatum vorliegt. Notieren Sie widersprüchliche Datumsangaben und ihre Fundstellen.
Die Erhebung nennt ihr Veröffentlichungsdatum und weist Revision 2 aus. Das PDF von Coast Lab zeigt nur ein Copyright-Jahr. Deshalb bleibt im Beispieldateinamen undated stehen, und die Copyright-Angabe wird im Verzeichnis erfasst. Die Tagesordnung des Ausschusses nennt sowohl ein Veröffentlichungsdatum als auch einen Sitzungstermin. Verwenden Sie den 3. Februar als Veröffentlichungsdatum und tragen Sie den 10. Februar in die Notizen ein. Halten Sie das Download-Datum in einer eigenen Spalte fest, auch wenn Sie alle Dateien am selben Tag herunterladen.
Ein Muster für diese Beispiele ist ID_PublishedDate_Publisher_ShortTitle[_Version].pdf. Behalten Sie die Dateiendung bei, kürzen Sie sehr lange Titel und verwenden Sie Trennzeichen, die unter macOS und Windows funktionieren. Wenn Sie den Ordner chronologisch sortieren möchten, stellen Sie PublishedDate an den Anfang und behalten Sie die feste ID an einer anderen Stelle im Namen bei.
Eine Methode wählen und die vorgeschlagenen Namen prüfen
Drei Dateien lassen sich im Finder oder im Datei-Explorer schnell von Hand umbenennen. Öffnen Sie jedes PDF, ordnen Sie es seiner Verzeichniszeile zu und geben Sie der Arbeitskopie den freigegebenen Namen. Wenn eine wissenschaftliche Arbeit bereits einen verlässlichen bibliografischen Eintrag hat, kann Zotero den Anhang anhand der Metadaten des übergeordneten Eintrags umbenennen. Prüfen Sie zuerst diesen Eintrag, insbesondere Datum und Titel.
Ein inhaltsbasiertes Umbenennungsprogramm kann Tipparbeit sparen, wenn PDFs mit nichtssagenden Namen eintreffen. Ich entwickle RenamerX, eine Desktop-Anwendung für macOS und Windows. Die Stapelansicht zeigt ursprüngliche und vorgeschlagene Namen und lässt Sie Vorschläge vor dem Anwenden bearbeiten oder überspringen. Das integrierte lokale Modell läuft nach der Einrichtung auf unterstützter Hardware. Wenn Sie einen Cloud-Anbieter wählen, prüfen Sie, welche Daten dieser erhält, bevor Sie vertrauliche Dokumente verarbeiten.
Verwenden Sie Batch Rename und prüfen Sie jeden Vorschlag vor Apply. Vergeben Sie die festen IDs im Verzeichnis und gleichen Sie die Vorschläge dann mit den ersten PDF-Seiten ab. Wenn ein Vorschlag für die undatierte Datei von Coast Lab 2023 verwendet, ändern Sie dies in undated oder überspringen Sie die Zeile. Wenn die Tagesordnung den 10. Februar erhält, korrigieren Sie das Datum auf den 3. Februar. Diese Beispiele veranschaulichen Entscheidungen bei der Prüfung. Testen Sie das gewählte Modell mit den Arbeitskopien, um zu sehen, welche Vorschläge es erzeugt. Behalten Sie die menschliche Prüfung bei Scans, Titelblättern mit mehreren Datumsangaben und beinahe identischen Ausgaben bei.
Das Ergebnis vor dem Verschieben prüfen
Wenden Sie die Namen nur auf die Arbeitskopien an. Öffnen Sie ein umbenanntes PDF, suchen Sie ein anderes anhand seines Kurztitels und schlagen Sie seine Quelle mithilfe der ID nach. Vergleichen Sie die Zahl der verarbeiteten Dateien mit der Zahl der vollständig ausgefüllten Verzeichniszeilen. Wenn zwei Dateien denselben Namen erhalten würden, prüfen Sie ihre Ausgaben, bevor Sie entscheiden, ob Sie beide behalten.
Wenn das Beispiel funktioniert, wiederholen Sie den Ablauf mit einer kleinen Gruppe echter Dateien. Bewahren Sie die Originale und das Quellenverzeichnis auf, bis Sie die Quelle über die Zuordnung der Datei-ID zum Verzeichnis wiederfinden können. Verwenden Sie beim Testen mit sensiblen Materialien unkritische Beispieldateien und wählen Sie einen Ablauf, dessen Umgang mit Daten Sie verstehen.