很容易攒出一个满是 download.pdf 和 report (1).pdf 的文件夹，查找起来却很困难。浏览器保存 PDF 时，文件名可能来自服务器。访达或文件资源管理器中显示的日期可能只是下载日期。一个月后，这两项信息都无法告诉你手中是哪一版，也无法说明它来自哪里。
先准备一个用于测试的文件夹
准备一个存放下载原件的收件文件夹、一份工作副本和一份来源记录。检查过重命名后的副本之前，将下载的原件保留在收件文件夹中。练习时，将下表中的每一行分别导出为一份单页 PDF。发布机构和文档均为虚构。示例文件名是阅读首页后由人工确认的目标名称，并不代表模型一定会生成这些名称。
| 原始文件名 | 模拟 PDF 的首页文字 | 示例文件名 |
|---|---|---|
download.pdf | Field Notes Lab · Urban Tree Canopy Survey · Published June 14, 2024 · Revision 2 | R001_2024-06-14_Field-Notes-Lab_Urban-Tree-Canopy-Survey_v2.pdf |
report (1).pdf | Coast Lab · Methods for Counting Nesting Sites · © 2023 · No publication date printed | R002_undated_Coast-Lab_Counting-Nesting-Sites.pdf |
document.pdf | City Records Office · Transport Committee Agenda · Published February 3, 2025 · Meeting February 10, 2025 | R003_2025-02-03_City-Records-Office_Transport-Committee-Agenda.pdf |
改名前先记录来源
在电子表格或名为 sources.csv 的 CSV 中，为每份 PDF 建立一行记录。为每个文件分配一个固定标识符，例如 R001。记录原始文件名、发布者的文档介绍页 URL、必要时记录 PDF 的直接 URL，以及下载日期、文档注明的发布日期及其依据、版本或修订号。保留一列填写最终文件名。
来源 URL 应优先使用发布者的文档记录页或目录页。如果介绍页提供多个版本，PDF 的直接链接也会有用。如果你通过搜索找到文件，请从搜索结果进入发布者的网站并保存该地址。如果 PDF 没有可靠来源，就将来源字段留空，并记录你如何获得它。在文件名和记录中使用同一标识符，这样即使改了名，也能轻松找到来源。
练习文件夹只需使用下面这行初始表头。
id,original_filename,final_filename,source_url,pdf_url,published_on,date_evidence,downloaded_on,version,notes将发布日期、活动日期和下载日期分开
在标题页或发布者的文档记录中查找明确的发布日期。如果有完整日期，使用 YYYY-MM-DD；如果只能核实发布年份，使用 YYYY。如果没有可靠的发布日期，使用 undated。记录相互冲突的日期，以及各自出现的位置。
调查报告注明了发布日期，并标明修订号为 2。Coast Lab 的 PDF 只显示版权年份，因此示例文件名保留 undated，并将版权信息写入来源记录。委员会议程同时给出发布日期和会议日期。将 2 月 3 日作为发布日期，2 月 10 日写入备注。下载日期应单独占一列，即使所有文件都是同一天下载的。
这些示例使用的命名模式是 ID_PublishedDate_Publisher_ShortTitle[_Version].pdf。保留扩展名，缩短过长的标题，并使用 macOS 和 Windows 都支持的分隔符。如果需要在文件夹中按时间排序，将 PublishedDate 放在开头，同时在文件名中的其他位置保留固定标识符。
选择方法并检查建议的文件名
只有三个文件时，在访达或文件资源管理器中手动重命名很快。逐一打开 PDF，对照来源记录中对应的行，然后为工作副本输入已确认的名称。如果论文已有可靠的书目记录，Zotero 可以根据父条目的元数据重命名附件。请先核对父条目的记录，尤其是日期和标题。
如果收到的 PDF 使用笼统的文件名，基于内容的重命名工具可以减少手动输入。我开发的 RenamerX 是 macOS 和 Windows 上的一款桌面工具。它的批量视图会同时显示原始文件名和建议文件名，并允许你在应用更改前编辑或跳过建议。内置本地模型完成设置后，可在受支持的硬件上运行。如果选择云端服务商，请在处理私密文档之前确认该服务商会收到哪些数据。
使用 Batch Rename，并在点击 Apply 前逐一检查建议。先在来源记录中分配固定标识符，再对照 PDF 首页核对建议。如果某条建议为没有发布日期的 Coast Lab 文件使用了 2023，请将其改为 undated，或跳过这一行。如果议程被分配了 2 月 10 日，请改为 2 月 3 日。这些示例展示的是人工审核时应做的判断。请用工作副本测试你选择的模型，查看它实际生成的建议。对于扫描件、包含多个日期的标题页以及内容接近的不同版本，仍应保留人工核对。
移动文件前验证结果
只对工作副本应用新名称。打开一份重命名后的 PDF，按简短标题搜索另一份，再通过标识符查找其来源。对比已处理文件数与来源记录中已填写完整的行数。如果两个文件将获得相同名称，先检查它们的版本，再决定是否同时保留。
示例测试成功后，再将这套流程用于一小批真实文件。保留原件和来源记录，直到你能够通过文件标识符与记录的对应关系找回来源。处理敏感材料时，测试应使用不含敏感信息的样本，并选择你了解其数据处理方式的流程。