Un dossier rempli de fichiers nommés download.pdf et report (1).pdf se constitue facilement, mais il est difficile d’y retrouver ce que vous cherchez. Lorsqu’un navigateur enregistre un PDF, son nom peut provenir du serveur. La date affichée dans le Finder ou l’Explorateur de fichiers peut être celle du téléchargement. Un mois plus tard, ni le nom ni la date ne vous indiquent quelle édition vous possédez ou d’où elle provient.
Commencer par un dossier de test
Créez un dossier de réception, une copie de travail et un registre des sources. Conservez les originaux téléchargés dans le dossier de réception jusqu’à ce que vous ayez vérifié les copies renommées. Pour vous exercer, exportez chaque ligne ci-dessous dans un PDF distinct d’une page. Les organismes éditeurs et les documents sont fictifs. Les noms de fichiers présentés sont des noms cibles validés par une personne après lecture de la première page, et non des résultats garantis du modèle.
| Nom de fichier d’origine | Texte de la première page du PDF synthétique | Nom de fichier retenu |
|---|---|---|
download.pdf | Field Notes Lab · Urban Tree Canopy Survey · Published June 14, 2024 · Revision 2 | R001_2024-06-14_Field-Notes-Lab_Urban-Tree-Canopy-Survey_v2.pdf |
report (1).pdf | Coast Lab · Methods for Counting Nesting Sites · © 2023 · No publication date printed | R002_undated_Coast-Lab_Counting-Nesting-Sites.pdf |
document.pdf | City Records Office · Transport Committee Agenda · Published February 3, 2025 · Meeting February 10, 2025 | R003_2025-02-03_City-Records-Office_Transport-Committee-Agenda.pdf |
Consigner la source avant de changer le nom
Créez une ligne par PDF dans une feuille de calcul ou un fichier CSV nommé sources.csv. Attribuez à chaque fichier un identifiant stable, tel que R001. Notez le nom de fichier d’origine, l’URL de la page de présentation de l’éditeur, l’URL directe du PDF si elle est utile, la date de téléchargement, la date de publication indiquée et sa justification, ainsi que l’édition ou la révision. Réservez une colonne au nom de fichier définitif.
Pour l’URL source, privilégiez la notice de l’éditeur ou sa page de catalogue. Un lien direct vers le PDF peut être utile lorsque la page de présentation propose plusieurs éditions. Si vous êtes arrivé par une recherche, suivez le résultat jusqu’au site de l’éditeur et consignez cette adresse. Si un PDF n’a pas de source fiable, laissez le champ source vide et indiquez comment vous l’avez obtenu. Utilisez le même identifiant dans le fichier et dans le registre pour retrouver facilement sa source après un renommage.
Cet en-tête de départ suffit pour le dossier de test.
id,original_filename,final_filename,source_url,pdf_url,published_on,date_evidence,downloaded_on,version,notesDistinguer les dates de publication, d’événement et de téléchargement
Cherchez une date de publication explicite sur la page de titre ou dans la notice de l’éditeur. Utilisez YYYY-MM-DD lorsque la date complète est indiquée et YYYY lorsque vous ne pouvez vérifier que l’année de publication. Utilisez undated en l’absence de date de publication fiable. Consignez les dates contradictoires et les endroits où vous les avez trouvées.
L’enquête indique sa date de publication et précise qu’il s’agit de la révision 2. Le PDF de Coast Lab ne comporte qu’une année de copyright : l’exemple conserve donc undated dans le nom de fichier et consigne le copyright dans le registre. L’ordre du jour du comité donne à la fois une date de publication et une date de réunion. Retenez le 3 février comme date de publication et placez le 10 février dans les notes. Gardez la date de téléchargement dans une colonne distincte, même si vous téléchargez tous les fichiers le même jour.
Le modèle utilisé pour ces exemples est ID_PublishedDate_Publisher_ShortTitle[_Version].pdf. Conservez l’extension, raccourcissez les titres très longs et utilisez des séparateurs compatibles avec macOS et Windows. Si vous avez besoin d’un tri chronologique dans le dossier, placez PublishedDate en premier et gardez l’identifiant stable quelque part dans le nom.
Choisir une méthode et examiner les noms proposés
Pour trois fichiers, le renommage manuel dans le Finder ou l’Explorateur de fichiers est rapide. Ouvrez chaque PDF, associez-le à sa ligne dans le registre et saisissez le nom validé pour la copie de travail. Lorsqu’un article possède déjà une notice bibliographique fiable, Zotero peut renommer sa pièce jointe à partir des métadonnées du document parent. Vérifiez d’abord la notice parente, notamment la date et le titre.
Un outil de renommage fondé sur le contenu peut éviter de la saisie lorsque les PDF arrivent avec des noms génériques. Je développe RenamerX, une application de bureau pour macOS et Windows. Sa vue par lot affiche les noms d’origine et les noms proposés et permet de modifier ou d’écarter les suggestions avant d’appliquer les changements. Le modèle local intégré fonctionne sur le matériel compatible après configuration. Si vous choisissez un fournisseur cloud, vérifiez les informations qu’il reçoit avant de traiter des documents privés.
Utilisez Batch Rename et vérifiez chaque suggestion avant Apply. Attribuez les identifiants stables dans le registre, puis comparez les suggestions aux premières pages des PDF. Si une suggestion utilise 2023 pour le fichier non daté de Coast Lab, remplacez cette valeur par undated ou ignorez la ligne. Si l’ordre du jour reçoit la date du 10 février, corrigez-la au 3 février. Ces exemples illustrent les décisions à prendre lors de la vérification. Testez le modèle choisi sur les copies de travail pour voir les suggestions qu’il génère. Maintenez une vérification humaine pour les documents numérisés, les pages de titre comportant plusieurs dates et les éditions presque identiques.
Vérifier le résultat avant de déplacer les fichiers
Appliquez les noms uniquement aux copies de travail. Ouvrez un PDF renommé, recherchez-en un autre par son titre court et retrouvez sa source à l’aide de l’identifiant. Comparez le nombre de fichiers traités au nombre de lignes complètes du registre. Si deux fichiers doivent recevoir le même nom, examinez leurs éditions avant de décider de les conserver tous les deux.
Une fois l’essai concluant, répétez la méthode sur un petit groupe de fichiers réels. Conservez les originaux et le registre des sources jusqu’à pouvoir retrouver la source en faisant correspondre l’identifiant du fichier à celui du registre. Pour les contenus sensibles, effectuez les tests avec des exemples non sensibles et choisissez une méthode dont vous comprenez le traitement des données.